Informationen zum Datenschutz

1.        Wer ist verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche i. S. d. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir,

Notare Johannes Ebert und Christoph Häfner                          Telefon:    07532 / 310 879-0
Notar Johannes Ebert                                                                     Fax:           07532 / 310 879-99
Notar Christoph Häfner                                                                 E-Mail:      [email protected]
Seminarstraße 7
88709 Meersburg

Jeder der vorgenannten Notare ist für seine Amtstätigkeit alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Jeder der vorgenannten Notare hat 

Firma MAYER-BERGER GmbH
Dipl.-Inf. (FH) Jürgen M. G. Mayer oder dessen Vertreter(in)
Grünwinkelstr. 7
88696 Owingen

zum Datenschutzbeauftragten bestellt.

Dieser kann über die E-Mail-Adresse [email protected] erreicht werden. 

Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den verantwortlichen Notar oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

2.        Welche Daten verarbeiten wir zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, insbesondere

• allgemeine Personendaten, z. B.: Name, Geburtsdatum und Geburtsort, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Familienstand,

• Kennnummern, z. B.: Personalausweis- und Passnummer, steuerliche Identifikationsnummer; in bestimmten Fällen: Geburtenregisternummer,

• Bankdaten, z. B. (insbesondere bei Kaufverträgen): Bankverbindung, Kreditinformationen,

• Vermögensverhältnisse, z. B. (in Abhängigkeit von der Art der notariellen Tätigkeit): Immobilieneigentum, Gesellschaftsbeteiligungen, Lebensversicherungen, Gesamtvermögen, Verbindlichkeiten, Einkommen, Renteninformationen,

• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch weitere Daten zu Ihrer familiären Situation.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist zum einen Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e) DSGVO, der die Datenverarbeitung gestattet zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt. Beides ist bei unserer Amtstätigkeit, die wir als Träger des öffentlichen Amtes eines Notars wahrnehmen, der Fall.

Zum anderen ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. c) DSGVO, wonach die Datenverarbeitung erlaubt ist, wenn diese zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Verantwortlichen erforderlich ist. Als Notare sind wir durch die Regelungen des Beurkundungsgesetzes (BeurkG), der Bundesnotarordnung (BNotO), der Dienstordnung für Notare (DONot), des Geldwäschegesetzes (GwG), der steuerrechtlichen Vorschriften und weitere gesetzliche Bestimmungen verpflichtet, bestimmte Daten zu erheben und zu verarbeiten, um z.B. die Identität der Vertragsbeteiligten festzustellen, die Registrierung Ihres Testaments im Testamentsregister durchzuführen oder die Kosten für unsere Amtstätigkeit gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu berechnen. 

Für ein ordnungsgemäßes notarielles Verfahren kann darüber hinaus die Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 Abs. 1 DSGVO erforderlich sein, z.B. Angaben zu Behinderungen (Seh-, Hör- und Schreibbehinderungen) oder andere Gesundheitsdaten, die für die Beurteilung und Dokumentation der Geschäftsfähigkeit notwendig sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 9 Abs. 2 Buchst. g) DSGVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff. und 28 BeurkG. 

Wir erhalten die von uns verarbeiteten Daten i.d.R. von Ihnen selbst oder von durch Sie beauftragten Dritten (z.B. Steuerberater, Rechtsanwalt, Makler, Kreditinstitut). Einige Daten erhalten wir auch aus öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handelsregister und Vereinsregister. 

Ihre Daten werden im Rahmen der genannten Rechtsgrundlagen ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren Beteiligten begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und zum Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt dabei immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus den oben genannten Gesetzen (BeurkG, BNotO, DONot, GwG) ergeben, sowie der weiteren uns gesetzlich auferlegten Pflichten. Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

3.      An wen geben wir Daten weiter?

Im Rahmen unserer notariellen Amtstätigkeit sind wir gesetzlich verpflichtet oder werden von Ihnen beauftragt, Ihre Daten an Dritte weiter zu geben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister etc.), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden sowie die Notarkammer und unsere Dienstaufsichtsbehörden im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem an kommunale Behörden und Landesbehörden, wenn dies zur Durchführung des Amtsgeschäfts erforderlich ist.

Des Weiteren geben wir Ihre Daten im notwendigen Umfang an die anderen Verfahrensbeteiligten bzw. deren Vertreter, an andere beteiligte Notarinnen oder Notare und an Dritte weiter, deren Mitwirkung für die Durchführung des Amtsgeschäfts notwendig ist. Dies sind z. B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern.

Stets wahren wir unsere Pflicht zur Verschwiegenheit. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den dargelegten Zwecken findet nicht statt.

Die Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt nicht, es sei denn, ein Verfahrensbeteiligter will oder muss eine von uns gefertigte Urkunde im Drittland gebrauchen und wünscht eine Übermittlung daher ausdrücklich.

4.        Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 5 Abs. 4 DONot gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,

• Namenverzeichnis zum Massen-, Massen-, Verwahrungsbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,

• Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten oder berufsrechtlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

5.      Welche Rechte haben Sie?

Sie haben uns gegenüber das Recht auf

• Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO),

• Berichtigung Sie betreffende unzutreffende personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO),

• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist (Art. 17 DSGVO),

• Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 18 DSGVO),

• Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, wenn Gründe hierfür vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 17 DSGVO).

Nur in Ausnahmefällen benötigen wir für die Verarbeitung Ihrer Daten Ihre Einwilligung. In diesen Fällen haben Sie zusätzlich das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die bisherige Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Ferner haben Sie das Recht, sich an die Aufsichtsbehörden zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel. 0711 / 61 55 41 – 0      (montags bis freitags von 9 bis 12 Uhr und montags bis donnerstags
                                                zusätzlich in der Zeit von 14 bis 15:30 Uhr)
E-Mail: [email protected].

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihre Notare Johannes Ebert und Christoph Häfner